Onlangs gezocht
    De MRO-kosten van een snoepgigant verlagen

    De MRO-kosten van een snoepgigant verlagen

    INTRODUCTIE

    Inkoopteams en technici worden geconfronteerd met verschillende uitdagingen op het gebied van onderhoud, reparatie en exploitatie van de bedrijfsmiddelen en faciliteiten van hun organisatie. De toeleveringsketen voor indirecte materialen is complex vanwege het aantal betrokken partijen, een gefragmenteerde toeleveringsbasis en het aantal producten dat over verschillende categorieën is verdeeld. Daarnaast is er een constante druk van het hoger management om de kosten te verlagen.

    Als een van de grootste industriële toeleveranciers bevindt RS zich in een unieke positie om de complexe behoeften van haar klanten te begrijpen en deze bedrijven te helpen hun processen te stroomlijnen en kostenbesparingen te realiseren.

    Het cruciale feit voor organisaties is dat de indirecte kosten van inkoopprocessen twee keer zo hoog kunnen zijn als het bedrag dat aan de producten zelf wordt besteed. Dus als uw organisatie in de loop van een jaar £100.000 uitgeeft aan de aankoop van producten, besteedt u nog eens £200.000 aan verwerkings- of 'zachte' kosten.

    Het is dus van groot belang om de proceskosten te verlagen in plaats van alleen te kijken naar de aankoopprijs. Het stroomlijnen van processen kan ook andere grote voordelen opleveren.

    Een voorbeeld van hoe RS een klant heeft kunnen helpen zijn proceskosten beter onder controle te krijgen is ons werk met een bekende zoetwarenfabrikant, een marktleider binnen zijn categorie met een omzet van meer dan £100 miljoen. RS werkt al een aantal jaren samen met dit bedrijf en levert een grote verscheidenheid aan producten. Hieronder vallen elektrische en automatiseringsproducten, persoonlijke beschermingsmiddelen, gereedschappen en testapparatuur die worden gebruikt door onderhoudsmonteurs om de activiteiten draaiende te houden.

    Als grote organisatie had de fabrikant van zoetwaren een langetermijnplan om het inkoopproces te stroomlijnen, waarbij ook alle indirecte uitgaven onder de loep werden genomen. De inkoopafdeling werd uitgedaagd om de administratie en bureaucratie rond het inkoopproces te verminderen, zodat het sneller zou verlopen en minder input zou vereisen van meerdere belanghebbenden binnen het bedrijf.

    De klant was doorgaans veel tijd kwijt met het zoeken naar leveranciers die de producten hadden die ze nodig hadden en het vergelijken van offertes, het opstellen van inkooporders met een financieel team en het regelen van de levering op een tijdstip dat geen invloed had op de dagelijkse werkzaamheden.

    Ze vonden ook dat er veel dubbel werk was en dat informatie tijdens de inkoop handmatig moest worden ingevoerd. Kortom, het proces vertraagde de inkoop van laagwaardige producten en nam kostbare tijd weg van de kerntaken van werknemers.

    De eerste stap was het in kaart brengen van het huidige procure-to-pay proces van het bedrijf. Dit werd geleid door RS's toegewijde team van eCommerce specialisten en de belangrijkste belanghebbenden van de klant. Vervolgens werd met behulp van een proceskostencalculator (gemaakt in samenwerking met het Chartered Institute of Procurement & Supply) berekend hoeveel tijd elke processtap in beslag nam om zo de totale kosten voor het bedrijf te berekenen voor elke bestelling die ze plaatsten.

    Hieruit bleek dat elke inkooporder die werd aangemaakt 88 minuten in beslag nam, wat £74 per bestelling kostte. Bij RS alleen al plaatsten ze jaarlijks meer dan 200 bestellingen, waarbij een vergelijkbaar aantal bestellingen bij meerdere leveranciers werd geplaatst.

    RS ontdekte dat de eenvoudigste manier om veel van de problemen (en extra kosten) in het proces op te lossen was om PurchasingManager™ bij de klant te introduceren.

    PurchasingManager™ is een webgebaseerd ordermanagementsysteem dat naast de website van RS wordt gebruikt. Inkopers kunnen accountstructuren voor hun hele organisatie aanmaken, uitgavencontroles, kostenplaatsen en goedkeuringslimieten toewijzen om alle RS Online-inkopen te helpen beheren.

    Met het systeem kan de eindgebruiker, meestal een technicus, naar de RS-website gaan, het product kiezen dat hij nodig heeft, het bestellen en zien wanneer de levering zal plaatsvinden. Achter de schermen wordt een bevestigingsverzoek naar een senior collega gestuurd die de kosten snel kan goedkeuren en de bestelling wordt verwerkt.

    PurchasingManager™ pakte het autorisatieproces aan en werd de enige autorisatie die nodig was om een bestelling van RS goed te keuren. Zodra een order is goedgekeurd, wordt deze direct naar RS gestuurd zonder tussenkomst van inkoop. De zoetwarenklant kon één enkele maandelijkse algemeen bestelnummer gebruiken in plaats van afzonderlijke inkooporders, wat betekent dat de enige verwerking van inkooporders nu aan het einde van de maand plaatsvindt.

    De klant heeft nu een vereenvoudigde workflow met geautoriseerde eindgebruikers, wat de verwerkingskosten aanzienlijk heeft verlaagd en waardoor alle functies die betrokken zijn bij het indirecte inkoopproces zich kunnen richten op activiteiten met toegevoegde waarde in hun respectieve rollen.

    De klant is van een gemiddelde kostprijs per order van £74 voor de introductie van PurchasingManager™ naar £46 nu gegaan. Het aantal orders steeg ook naar 1.089 per jaar omdat ze meer orders consolideerden bij RS, waardoor hun leveranciersbestand kleiner werd. Op basis van de nieuwe kosten per bestelling kwam dit neer op een jaarlijkse besparing van £30.492 ten opzichte van hun oude proces.

    Het hele inkoopproces is aanzienlijk versneld, meer werknemers bestellen bij betrouwbare leveranciers (in plaats van lokale of online aankopen), waardoor de naleving van contracten wordt verbeterd, en onderdelen worden met succes geleverd wanneer technici ze willen hebben, wat betekent dat er veel minder stilstand is.

    Het resultaat is dat de klant is overgestapt van een inefficiënt, duur proces met te veel dubbele taken en een gebrek aan duidelijkheid naar een zeer efficiënt proces met echte transparantie tijdens het hele Purchase-to-Pay proces.

    Meer weten?

    Als u wilt weten hoe we met u kunnen samenwerken, neem dan contact op met uw lokale salesteam of accountmanager en vraag naar PurchasingManager™ en onze andere reeks oplossingen.