De uitdaging
Een voorbeeld van hoe RS heeft samengewerkt met een organisatie om het indirecte inkoopproces te verbeteren is onze relatie met een van de grootste autofabrikanten. Met RS als een van hun belangrijkste leveranciers voor MRO-producten, werden ze geconfronteerd met het plaatsen van grote hoeveelheden orders met lage transactiekosten binnen hun organisatie. Elke bestelling moest een handmatig aanvraagproces doorlopen en handmatig worden ingevoerd in hun lokale ERP-systeem (Enterprise Resource Planning).
Dit veroorzaakte dubbel werk voor de inkoopafdeling en als gevolg daarvan waren de verwerkingstijden (en de daaruit voortvloeiende kosten) voor elke bestelling hoog, aangezien elke bestelling die buiten het eigen eProcurement-systeem van het bedrijf werd geplaatst, een interne inkooporder vereiste die in het systeem moest worden geplaatst en toegevoegd. Gezien het aantal transacties in een organisatie van deze omvang, betekende dit een aanzienlijke verzwaring van de werklast voor de inkoopteams.
Het is dus van groot belang om de proceskosten te verlagen in plaats van alleen te kijken naar de aankoopprijs.
Daarnaast wilde de klant meer zicht hebben op zijn indirecte uitgaven bij de belangrijkste leveranciers bij wie hij regelmatig inkoopt, zodat kostenbesparingen en efficiencykansen beter kunnen worden geïdentificeerd. Daarom wilde het bedrijf deze systemen integreren in het eProcurement-systeem.
De oplossing
RS werd gekozen om deel uit te maken van de eerste fase van leveranciers waarmee de autofabrikant wilde integreren. Dit was te danken aan het uitgebreide productassortiment van RS, waardoor het bedrijf in alle behoeften van de productcategorieën van de klant kon voorzien, en aan de technische ervaring die RS heeft met eProcurement-implementaties.
Om de technici zo min mogelijk te storen en toch toegang te geven tot producten, technische gegevens, afbeeldingen en de beschikbaarheid van voorraden, werd gebruik gemaakt van de de zogenaamde PunchOut. PunchOut biedt een beveiligde verbinding met de website van RS vanuit de eProcurement-module van de klant. Het gebruik van PunchOut betekent dat eindgebruikers bij de autofabrikant een inkooporder (PO) in hun eigen systeem kunnen openen, toegang krijgen tot de website van RS en een winkelmandje met producten kunnen samenstellen, dat vervolgens weer in hun systeem wordt opgehaald. Wanneer de gegevens van het winkelmandje worden ontvangen, wordt de inkooporder automatisch gevuld met alle gegevens die de klant nodig heeft, klaar om (via eventuele interne goedkeuringen) rechtstreeks naar RS te worden verzonden voor verwerking.